Guies i tutorials del CRAI: 2.Tractar la informació utilitzant les eines i els formats adequats que ofereixen les TIC (ST1.2): 2.1. Organitzar i emmagatzemar la informació

Organització

Per organitzar bé els arxius:

Utilitza carpetes, per classificar els arxius en grups significatius i útils.
Fes servir nomenclatures convencionals, per donar nom als arxius i carpetes, d’acord amb un patró consistent.
Estableix el teu esquema d’organització d’arxius abans de començar el projecte, per evitar haver d’aplicar-ne un retrospectivament.

Si treballes en un projecte conjunt, hauràs de seguir l'organització establerta.

Documenta el teu esquema d’organització:

Què ha d’anar en cada carpeta.
Quines convencions de noms utilitzaràs.
Quins codis i abreviatures utilitzes.

Hi ha moltes maneres “correctes” d’organitzar els arxius. Escull bé la que et convingui més, tenint en compte:

PROPIETATS DELS ARXIUS ⇒	Agrupa els arxius amb propietats comunes en una mateixa carpeta.
QUANTITAT D'ARXIUS ⇒	Equilibra el nombre d’arxius per carpeta.
NOM DE CARPETES ⇒	Utilitza noms de carpetes clars i apropiats que transmetin de forma concisa la propietat comuna dels arxius que inclouen.
ESTRUCTURA JERÀRQUICA ⇒	Crea carpetes amb temes amplis al més alt nivell i carpetes específiques dins d’aquestes.
TREBALL COMPLET ⇒	Pot ser útil arxivar els esborranys temporals i el treball complet en carpetes separades.

Assigna'ls noms curts però significatius. Si utilitzes abreviatures, mantingues un registre del que signifiquen, per tal que altres puguin entendre-les i usar-les. Ex: "tutorial-MS" en lloc de "Tutorial Microsoft".
Fes servir el format AAAA-MM-DD per a les dates. Així, l’ordre alfabètic coincidirà amb l’ordre cronològic. Ex: "2018-06-18" en lloc de "180618" o "18-06-18".
En les numeracions seqüencials, utilitza zeros inicials. Ex: “001, 002..., 101, etc.” En lloc de “1,2..., 101, etc.".
Quan facis servir noms personals, posa primer el cognom seguit del nom o inicial d'aquest.

No facis servir espais. Ex: "Burgos_catedral" en lloc de "Catedral de Burgos.".
No facis servir punts ni caràcters especials com /:*?><, ja que poden estar reservats per al sistema operatiu.

Emmagatzematge

Generalment, desa la informació a la memòria del dispositiu que utilitzes: ordinador/portàtil, tauleta o telèfon.
Pots necessitar traslladar-la i connectar-la amb dispositius externs, com memòries USB o discs durs.
Hi ha altres solucions d’emmagatzematge, com els serveis al núvol.

Per escollir quina és la solució més adequada, cal que tinguis en compte:

Volum dels arxius: quanta memòria necessites.
Qui hi podrà accedir: rellevant si el treball és col·laboratiu.
Portabilitat del dispositiu: per portar la informació amb tu.
Accés remot: si hi accedeixes des de diferents llocs.
Còpies de seguretat: rellevant per no perdre la informació.

Avantatges:

No requereixen accés a internet.
Són raonablement econòmics.

Inconvenients:

Alguns dispositius poden tenir poca capacitat.
Es perden o es poden robar. Com més portàtil és el dispositiu, més fàcilment es perd.
Només tu pots accedir als arxius.
La informació es pot perdre a causa d'eliminació accidental de carpetes i arxius, danys per virus o deteriorament del dispositiu.

Quan utilitzis un PC, portàtil o tauleta de la universitat, recorda traspassar els teus arxius a un altre dispositiu o servei.

Com a administrador, has d’encarregar-te de fer còpies de seguretat dels teus arxius i carpetes.

Avantatges:

Ofereix gran capacitat d’emmagatzematge gratuït.
S'hi pot accedir des de qualsevol dispositiu connectat a internet.
Inclou antivirus potents i actualitzats.
Permet compartir arxius amb tercers.
El servei s’encarrega de fer les còpies de seguretat.

Inconvenients:

Requereix accés a internet.
Depens de tercers: la interfície o les condicions d’ús poden canviar.

Si descarregues la versió d’escriptori, el programa i els arxius ocuparan espai a la memòria del teu dispositiu, però podràs sincronitzar les dues versions.

Abans de confiar els teus arxius a tercers, llegeix detingudament els termes i condicions de cada servei.

OneDrive Logotip OneDrive

Permet:

Donar nom a arxius i carpetes.
Editar documents en línia.
Decidir quins arxius es comparteixen i amb qui.
Seguir l’historial de versions d’un document.

Altres serveis populars són Google Drive, Dropbox i Apple iCloud Drive. Tenen funcionalitats similars.

A la guia "3. Intercanviar informació utilitzant les TIC (ST1.3)" d'aquest curs, trobaràs més informació sobre OneDrive, Google Drive i Dropbox.

Permeten emmagatzemar, etiquetar i anotar recursos d’internet (enllaços web, documents, imatges...) per reutilitzar-los des de qualsevol ordinador i compartir-los.

Permeten:

Desar pàgines web.
Crear grups, etiquetes, categories...
Canviar el títol de la pàgina web per personalitzar-lo.
Organitzar el contingut de manera pública o privada.
Compartir les pàgines desades.

Inconvenients:

Requereixen accés a internet.

Diigo Logotip de Diigo

Funcions:

Desar marcadors:

Fes clic a la icona de l’extensió del navegador de Diigo.
Selecciona "Save bookmark".
Introdueix la descripció i les etiquetes. Si vols que el marcador sigui privat, marca la casella corresponent.
Fes clic a "Save" per desar-lo.

Organitzar marcadors:

L'opció My Outliners funciona com carpetes en què pots agrupar els teus marcadors i arxius.

Recuperar marcadors:

Diigo organitza els teus marcadors i arxius segons diferents criteris. A més, compta amb un cercador de títols i etiquetes que permet fer cerques avançades.

Plataformes on podem veure i penjar contingut audiovisual.

YouTube Logotip de Youtube

Emmagatzematge gratuït il·limitat.
Duració màxima: 15 minuts de forma predeterminada. Si verifiques el teu compte, són 256 GB o 12 hores.
Opcions de privacitat de vídeos i llistes: públics, privats (només els usuaris que triïs) i ocults (usuaris que tinguin l' enllaç)

Vimeo Logotip de Vimeo

Emmagatzematge gratuït: 500 MB per setmana.
Duració il·limitada.
Opcions de privacitat: públic, privat, diferents tipus d’usuaris i accés amb contrasenya.
Proporciona suport tècnic.

Dailymotion Logotip de Dailymotion