Skip to Main Content

Pautes per a la realització de webinars per part de centres, serveis i unitats de la URV

Pautes per a realitzar webinars

Fent una videoconferència

Pautes per a realitzar webinars

En aquesta guia trobaràs recomanacions i consideracions per a preparar els webinars que es porten a terme des de diferents necessitats de centres, serveis i unitats. Es tracten aspectes tècnics, metodològics, i consells per millorar la comunicació i estructurar la sessió. 

Logo MS Teams

MS Teams

Microsoft Teams és l'eina corporativa per dur a terme webinars a la URV. Forma part del paquet d'aplicacions de l'Office 365, destaquen les següents característiques:

  • Permet fins a 1000 participants per sessió.

  • Permet l'assistència de persones externes a la URV.

1. Crear la reunió

Calendari

Crear la reunió

La reunió es crea des del calendari de l'Outlook. Si es vol donar permís de presentació només a unes persones concretes (més endavant es mostra la configuració de la sala per fer-ho), aquestes han de ser de la URV i estar convidades a la reunió quan aquesta es crea. Un cop s'ha creat l'esdeveniment, s'obté la URL de la sala.

El següent vídeo explica aquests procediments:

El següent document és una proposta de correu per enviar a les persones que han de participar. Inclou la data, l'hora i l'enllaç a la sala del webinar.
Està en format Word per a facilitar la seva modificació i personalització.

 

A continuació es facilita un model de document amb les instruccions per accedir a una videoconferència com a convidat que es pot adjuntar al correu de mostra anterior. Està en format Word per a facilitar la seva modificació i personalització segons necessitats.

2. Configuració de la sala

Noia amb rodetes de configuració

Configuració de la sala

El MS Teams permet configurar alguns aspectes de la sala segons les necessitats.

icona informació  Aquests canvis només els pot fer la persona que ha creat l'esdeveniment al calendari.
 

  • Qui pot saltar-se la sala d'espera?

    • Permet configurar qui pot accedir a la sala sense haver d'esperar que l'amfitrió li doni accés.

    • Si es configura la sala perquè tothom salti la sala d'espera, l'amfitrió no haurà d'acceptar un a un a cada persona que vulgui entrar. En aquest cas, cal dir que, les persones externes de la URV podran accedir directament, sempre que hi hagi alguna persona de la URV a la sala prèviament, encara que aquesta no hagi de confirmar el seu accés un a un.


 

  • Qui pot presentar?

    • Permet configurar qui pot compartir documents o l'escriptori, però també qui pot tancar els micròfons dels participants, treure participants de la reunió, etc.

    • En tot moment es pot canviar el rol d'un o més participants quan convingui.

    • Recomanem que només els presentadors tinguin aquest rol per evitar usos indeguts per part dels assistents.
      Si hi ha presentadors externs a la URV, es pot configurar perquè només l'organitzador sigui presentador i aquest converteixi a la persona externa quan ha d'intervenir.

 

  • Qui pot compartir el micròfon i la càmera?

    • Permet configurar qui pot obrir el micròfon per fer una intervenció oral.

    • Permet configurar qui pot compartir la càmera web per mostrar la seva imatge.

    • Aquestes configuracions poden evitar moltes interrupcions o imatges de participants que són visibles als enregistraments, amb l'afectació sobre la protecció de dades personals que això implica.

3. Definir normes d'assistència

Noia fent una llista de coses a fer

Definir normes d'assistència al webinar

És recomanable definir unes normes d'ús de la sala, per evitar sorolls i interrupcions durant la sessió, donant resposta a les següents preguntes:

  • Els assistents han d’intervenir per micròfon o per xat?

  • Les càmeres han d’estar tancades o obertes? I els micròfons?

  • Es faran pauses durant l'explicació per obrir torn de paraules?

 

A continuació es facilita un document PowerPoint amb una proposta de normes, que es recomana mostrar al principi del webinar. Disponible per a descarregar al final d'aquest bloc, amb l'objectiu de ser modificat i personalitzat segons necessitats:

Pantalla amb normes d'ús de la sala de videoconferències

4. Execució del webinar

Noi fent videoconferència

Execució del Webinar

Abans del webinar:

  • Abans del dia del webinar, fer un assaig amb els presentadors. 

  • 15 minuts abans, accedir per compartir el PowerPoint amb normes d’ús de la sala. 

  • És recomanable que com a mínim hi participin el presentador i un assistent que controli el xat i li passi preguntes. Amb la finalitat de dinamitzar la sessió online. 

Durant el webinar:

1- Iniciar l'enregistrament, si s'escau. A continuació et mostrem com:

Enregistrar amb Teams

Qui pot enregistrar?

  • L'enregistrament el pot iniciar els assistents que cumpleixin les següents característiques:

    • Que hagi accedit amb les credencials corporatives de la URV.

    • Que tingui el rol de presentador al webinar.

    • Que no sigui estudiant.

  • Els Delegats de Protecció de Dades han elaborat el següent escrit, que ha de ser mostrat a l'inici dels webinars que han de ser enregistrats, cal que a l'enregistrament també aparegui que s'ha mostrat aquest escrit.
    La finalitat és advertir de l'enregistrament i donar pautes pels assistents que no volen que la seva veu o imatge quedin enregistrades. El document està disponible per descarregar al final d'aquest bloc.


    Avís enregistrament webinari

 

  • Com que els ponents externs sí que mostraran la seva imatge durant el webinar, en el cas que es vulgui enregistrar, haurem d'obtenir el seu consentiment. Al final d'aquest bloc, trobareu el document que haurien de signar els ponents per autoritzar l'enregistrament. Està en format Word per poder personalitzar-lo en cada cas. 

 

2- Començar per donar la benvinguda, explicar les normes d'assistència i presentar als ponents.

3- Canviar, si és necessari, el rol als presentadors quan hagin d'intervenir.

4- Els presentadors poden compartir un PowerPoint, una finestra o l'escriptori mentres fan l'explicació.

  • Compartir una presentació PowerPoint amb l'aplicació d'escriptori:

  • Compartir escriptori o documents:

  • Si també es vol compartir l'àudio de l'ordinador, per exemple quan es reprodueix un vídeo, s'ha de marcar l'opció "Incloure l'àudio del sistema" abans de compartir l'escriptori. És necessari estar utilitzant l'aplicació d'escriptori:

Opció per incloure paudio al Teams

 

5- Es pot utilitzar Spotlight (posar a primer pla), funcionalitat que posa la càmera de la persona seleccionada en gran per a tots els assistents.
Per poder utilitzar aquesta funcionalitat, s'ha d'utilitzar l'aplicació d'escriptori amb l'opció de les novetats de les reunions activa. El següent videotutorial explica com activar-la:

Activar les novetats a les reunions >>>>

El següent vídeo mostra com posar en primer pla una càmera perquè sigui el vídeo principal que veu tothom:

Aquesta acció no queda reflexada a l'enregistrament, pel que a la gravació es divideix la pantalla amb totes les càmeres activades.

 

Una alternativa per a tenir el control de qui es veu en primer pla a l'enregistrament, és que únicament el o la ponent tingui la càmera activada. MS Teams divideix la pantalla amb totes aquelles persones que tinguin la càmera activada, independentment de si tenen el micròfon obert. Aquesta manera de mantenir el ponent en primer pla sí que es veu reflexada a l'enregistrament.

 

6- Aturar l'enregistrament:

Aturar l'enregistrament del Teams
 

 

7- Tancar la reunió:

Finalitzar la reunió i sortir de Teams

8- Descarregar la llista dels participants, un cop finalitzada la videoconferència, l'informe d'assistència apareixerà al xat de la sala. Aquest es pot descarregar en format CSV per a ser visualitzat amb l'Excel. L'arxiu es descarrega a la carpeta Descàrregues:

Descarregar l'informa d'assistència des del xat

5. Gestionar l'enregistrament

Noia seleccionant enregistrament virtualment

Gestionar l'enregistrament

Els enregistraments es desen a la carpeta de OneDrive de l'usuari que ha fet la gravació dins la reunió.

MS OneDrive

Per a consultar els enregistraments fets abans del febrer de 2021 s'ha de fer a través del Stream, l'últim bloc d'aquesta guia explica en detall com fer-ho.

Hi ha dues opcions per visualitzar els enregistraments:

  1. Accedir a través del xat de la reunió
  2. Accedir a través del OneDrive

 

 

Qui pot veure els enregistraments?

De forma automàtica tots els usuaris que hagin participat de la reunió a través del Teams tindran accés de lectura a l'enregistrament. Aquests usuaris veuran l'enregistrament a la carpeta "Compartit" del OneDrive personal.

Recording-shared1.png

 

Gestionar els permisos dels enregistraments a OneDrive

El següent vídeo mostra com veure qui té accés a l'enregistrament, afegir i treure persones:

Per configurar l'accés a la gravació per a qualsevol persona que tingui la URL, s'ha de seguir el següent procediment:

6. Gestionar enregistraments fets abans del febrer del 2021

Noia seleccionant enregistrament virtualment

Gestionar l'enregistrament anteriors al 4 de febrer de 2021

Els enregistraments del Teams que es van fer abans del febrer de 2021, van quedar emmagatzemats al Stream de la persona que va iniciar la gravació al Teams.

Logo Stream

MS Stream

Aquests van quedar disponibles de forma automàtica per a tots els membres de la comunitat URV que van participat en la sessió.

Si és necessari, es poden gestionar diferents accions sobre l'enregistrament: modificar els permisos de visualització, descarregar-lo en format mp4, eliminar-lo, etc.

 

 

Si l'enregistrament s'ha de compartir amb persones externes a la URV, es recomana descarregar la gravació en mp4, tal com s'explica al vídeo anterior, i compartir-lo a través del OneDrive:

7. Més informació

Icona amb persones i botó de play

Més informació

Des del SREd han elaborat una guia amb consells a tenir en compte abans, durant i en finalitzar el webinar. Aquests consells t'ajudaran a planificar la teva intervenció de manera efectiva per tal que facis el webinar amb èxit.

Icona de mà fent clicAccés a la guia Consells per a la realització de webinars

Llicència de Creative Commons

Aquesta obra està subjecta a una llicència de Reconeixement-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional de Creative Commons