En aquesta guia trobaràs recomanacions i consideracions per a preparar els webinars que es porten a terme des de diferents necessitats de centres, serveis i unitats. Es tracten aspectes tècnics, metodològics, i consells per millorar la comunicació i estructurar la sessió.
Microsoft Teams és l'eina corporativa per dur a terme webinars a la URV. Forma part del paquet d'aplicacions de l'Office 365, destaquen les següents característiques:
Permet fins a 1000 participants per sessió.
Permet l'assistència de persones externes a la URV.
La reunió es crea des del calendari de l'Outlook. Si es vol donar permís de presentació només a unes persones concretes (més endavant es mostra la configuració de la sala per fer-ho), aquestes han de ser de la URV i estar convidades a la reunió quan aquesta es crea. Un cop s'ha creat l'esdeveniment, s'obté la URL de la sala.
El següent vídeo explica aquests procediments:
El següent document és una proposta de correu per enviar a les persones que han de participar. Inclou la data, l'hora i l'enllaç a la sala del webinar.
Està en format Word per a facilitar la seva modificació i personalització.
A continuació es facilita un model de document amb les instruccions per accedir a una videoconferència com a convidat que es pot adjuntar al correu de mostra anterior. Està en format Word per a facilitar la seva modificació i personalització segons necessitats.
El MS Teams permet configurar alguns aspectes de la sala segons les necessitats.
Aquests canvis només els pot fer la persona que ha creat l'esdeveniment al calendari.
Qui pot saltar-se la sala d'espera?
Permet configurar qui pot accedir a la sala sense haver d'esperar que l'amfitrió li doni accés.
Si es configura la sala perquè tothom salti la sala d'espera, l'amfitrió no haurà d'acceptar un a un a cada persona que vulgui entrar. En aquest cas, cal dir que, les persones externes de la URV podran accedir directament, sempre que hi hagi alguna persona de la URV a la sala prèviament, encara que aquesta no hagi de confirmar el seu accés un a un.
Qui pot presentar?
Permet configurar qui pot compartir documents o l'escriptori, però també qui pot tancar els micròfons dels participants, treure participants de la reunió, etc.
En tot moment es pot canviar el rol d'un o més participants quan convingui.
Recomanem que només els presentadors tinguin aquest rol per evitar usos indeguts per part dels assistents.
Si hi ha presentadors externs a la URV, es pot configurar perquè només l'organitzador sigui presentador i aquest converteixi a la persona externa quan ha d'intervenir.
Qui pot compartir el micròfon i la càmera?
Permet configurar qui pot obrir el micròfon per fer una intervenció oral.
Permet configurar qui pot compartir la càmera web per mostrar la seva imatge.
Aquestes configuracions poden evitar moltes interrupcions o imatges de participants que són visibles als enregistraments, amb l'afectació sobre la protecció de dades personals que això implica.
És recomanable definir unes normes d'ús de la sala, per evitar sorolls i interrupcions durant la sessió, donant resposta a les següents preguntes:
Els assistents han d’intervenir per micròfon o per xat?
Les càmeres han d’estar tancades o obertes? I els micròfons?
Es faran pauses durant l'explicació per obrir torn de paraules?
A continuació es facilita un document PowerPoint amb una proposta de normes, que es recomana mostrar al principi del webinar. Disponible per a descarregar al final d'aquest bloc, amb l'objectiu de ser modificat i personalitzat segons necessitats:
Abans del webinar:
Abans del dia del webinar, fer un assaig amb els presentadors.
15 minuts abans, accedir per compartir el PowerPoint amb normes d’ús de la sala.
És recomanable que com a mínim hi participin el presentador i un assistent que controli el xat i li passi preguntes. Amb la finalitat de dinamitzar la sessió online.
Durant el webinar:
1- Iniciar l'enregistrament, si s'escau. A continuació et mostrem com:
Qui pot enregistrar?
L'enregistrament el pot iniciar els assistents que cumpleixin les següents característiques:
Que hagi accedit amb les credencials corporatives de la URV.
Que tingui el rol de presentador al webinar.
Que no sigui estudiant.
Els Delegats de Protecció de Dades han elaborat el següent escrit, que ha de ser mostrat a l'inici dels webinars que han de ser enregistrats, cal que a l'enregistrament també aparegui que s'ha mostrat aquest escrit.
La finalitat és advertir de l'enregistrament i donar pautes pels assistents que no volen que la seva veu o imatge quedin enregistrades. El document està disponible per descarregar al final d'aquest bloc.
Com que els ponents externs sí que mostraran la seva imatge durant el webinar, en el cas que es vulgui enregistrar, haurem d'obtenir el seu consentiment. Al final d'aquest bloc, trobareu el document que haurien de signar els ponents per autoritzar l'enregistrament. Està en format Word per poder personalitzar-lo en cada cas.
2- Començar per donar la benvinguda, explicar les normes d'assistència i presentar als ponents.
3- Canviar, si és necessari, el rol als presentadors quan hagin d'intervenir.
4- Els presentadors poden compartir un PowerPoint, una finestra o l'escriptori mentres fan l'explicació.
Compartir escriptori o documents:
Si també es vol compartir l'àudio de l'ordinador, per exemple quan es reprodueix un vídeo, s'ha de marcar l'opció "Incloure l'àudio del sistema" abans de compartir l'escriptori. És necessari estar utilitzant l'aplicació d'escriptori:
5- Es pot utilitzar Spotlight (posar a primer pla), funcionalitat que posa la càmera de la persona seleccionada en gran per a tots els assistents.
Per poder utilitzar aquesta funcionalitat, s'ha d'utilitzar l'aplicació d'escriptori amb l'opció de les novetats de les reunions activa. El següent videotutorial explica com activar-la:
Activar les novetats a les reunions >>>>
El següent vídeo mostra com posar en primer pla una càmera perquè sigui el vídeo principal que veu tothom:
Aquesta acció no queda reflexada a l'enregistrament, pel que a la gravació es divideix la pantalla amb totes les càmeres activades.
Una alternativa per a tenir el control de qui es veu en primer pla a l'enregistrament, és que únicament el o la ponent tingui la càmera activada. MS Teams divideix la pantalla amb totes aquelles persones que tinguin la càmera activada, independentment de si tenen el micròfon obert. Aquesta manera de mantenir el ponent en primer pla sí que es veu reflexada a l'enregistrament.
6- Aturar l'enregistrament:
7- Tancar la reunió:
8- Descarregar la llista dels participants, un cop finalitzada la videoconferència, l'informe d'assistència apareixerà al xat de la sala. Aquest es pot descarregar en format CSV per a ser visualitzat amb l'Excel. L'arxiu es descarrega a la carpeta Descàrregues:
Els enregistraments es desen a la carpeta de OneDrive de l'usuari que ha fet la gravació dins la reunió.
Per a consultar els enregistraments fets abans del febrer de 2021 s'ha de fer a través del Stream, l'últim bloc d'aquesta guia explica en detall com fer-ho.
Hi ha dues opcions per visualitzar els enregistraments:
Qui pot veure els enregistraments?
De forma automàtica tots els usuaris que hagin participat de la reunió a través del Teams tindran accés de lectura a l'enregistrament. Aquests usuaris veuran l'enregistrament a la carpeta "Compartit" del OneDrive personal.
Gestionar els permisos dels enregistraments a OneDrive
El següent vídeo mostra com veure qui té accés a l'enregistrament, afegir i treure persones:
Per configurar l'accés a la gravació per a qualsevol persona que tingui la URL, s'ha de seguir el següent procediment:
Els enregistraments del Teams que es van fer abans del febrer de 2021, van quedar emmagatzemats al Stream de la persona que va iniciar la gravació al Teams.
MS Stream
Aquests van quedar disponibles de forma automàtica per a tots els membres de la comunitat URV que van participat en la sessió.
Si és necessari, es poden gestionar diferents accions sobre l'enregistrament: modificar els permisos de visualització, descarregar-lo en format mp4, eliminar-lo, etc.
Si l'enregistrament s'ha de compartir amb persones externes a la URV, es recomana descarregar la gravació en mp4, tal com s'explica al vídeo anterior, i compartir-lo a través del OneDrive:
Des del SREd han elaborat una guia amb consells a tenir en compte abans, durant i en finalitzar el webinar. Aquests consells t'ajudaran a planificar la teva intervenció de manera efectiva per tal que facis el webinar amb èxit.
Aquesta obra està subjecta a una llicència de Reconeixement-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional de Creative Commons
